L’année 2024 a été déterminante pour la mise en œuvre du projet Dossier santé numérique (DSN) dans notre organisation. Plusieurs étapes importantes ont été franchies depuis le début de l’année et la réalisation de ce projet se concrétise un peu plus chaque jour.
Nous avons préparé pour vous une revue des principales étapes et initiatives qui ont marqué la dernière année.
À la rencontre des professionnels et du personnel
En avril dernier, nous marquions le coup d’envoi des travaux de configuration du dossier santé numérique et de la création de groupes de travail en tenant une semaine sous la thématique « En route vers le Dossier santé numérique ». Des kiosques d’information ont été organisés dans plusieurs installations et des ateliers en présence et en virtuel ont été offerts pour préparer les participants aux groupes de travail. Vous avez été nombreux à y prendre part : plus de 800 personnes ont visité les kiosques et 1500 personnes ont assisté aux ateliers.
Deux tournées ont également été menées au courant de l’année. La première a été faite par l’équipe DSN et s’adressait aux employés des 6 directions cliniques qui documenteront le dossier usager.
La deuxième tournée était organisée et animée par Dre Vicky Soulière, cardiologue et directrice médicale en informatisation médicale. Sous forme de webinaires, cette tournée était destinée aux médecins, aux pharmaciens, aux infirmières-praticiennes spécialisées et aux résidents.
Ces deux tournées ont été un succès en atteignant leur objectif de présenter de manière plus concrète le DSN et quelques-unes de ses fonctionnalités. D’autres initiatives semblables sont à prévoir en 2025, restez à l’affut!
Développement des compétences numériques
La transformation numérique en cours va au-delà de l’implantation de nouveaux systèmes et de nouvelles technologies. Elle comprend également le développement des compétences numériques de nos équipes. En 2024, nous avons sensibilisé les équipes à l’importance de développer leurs compétences numériques. L’ensemble du personnel a été invité à compléter sa Certification Expérience numérique. Des
formations et des outils sont aussi mis à leur disposition sur la plateforme d’Environnement numérique d’apprentissage provincial (ENA) ; un pas en avant dans la préparation du personnel à l’arrivée du DSN.
Un programme de formation EPIC est actuellement mis en place et validé par des experts de contenu de notre CIUSSS. Ces experts sont issus de diverses spécialités et s’assurent que les tous les parcours de formation soient adaptés aux différents titres d’emploi et modules EPIC qui seront utilisés dans le contexte québécois. En tout, 60 formateurs auront pour mandat de former les utilisateurs du DSN. Ces formations seront dispensées dans les 35 locaux dédiés répartis dans l’ensemble de nos installations de manière à mieux accommoder le personnel qui sera formé.
Préparation de l’environnement de travail
Une préparation des environnements physiques a été entreprise afin d’accueillir le DSN. Tout au long de l’année, la Direction des actifs immobiliers (DAI) la Direction des ressources technologiques et informationnelles (DRTI) et la Direction de la transformation et santé numérique (DTSN) ont procédé à des visites pour évaluer les besoins d’aménagements et des besoins technologiques. Jusqu’à maintenant, 404 départements ont été visités par l’équipe. L’inventaire des systèmes et des équipements technologiques et médicaux a également été fait. Les premiers travaux de réaménagement ont été entrepris en novembre dans certaines de nos installations. On procède également à l’acquisition de nouveaux équipements technologiques tels que des stations mobiles (wow), des bras articulés, des imprimantes et plus. Tout ça dans le but d’optimiser l’accès aux postes de travail, de faire en sorte que les espaces soient ergonomiques et sécuritaires pour les employés et les usagers et de se doter du matériel et de l’équipement nécessaires pour l’arrivée du DSN.
Configuration du DSN
Tout au long de l’année, des représentants Epic accompagnés de membres de l’équipe DSN ont visité plusieurs de nos installations. Ces visites sont une occasion pour les employés d’EPIC d’observer les façons de faire de nos médecins, infirmières et autres professionnels et membres de notre personnel. En comprenant mieux les réalités du réseau de santé québécois et comment le DSN sera intégré à leur travail au quotidien, Epic pourra concevoir des logiciels plus intuitifs et efficaces pour les utilisateurs. Ce sont 95 départements qui ont été visités en 2024.
Au printemps, 149 groupes de travail et 9 comités aviseurs composés d’experts et professionnels de notre CIUSSS et de celui de la Mauricie-et-du-Centre-du-
Québec, mais également des experts de toute la province ont été mis en place pour représenter tous les établissements de santé au Québec. Ces groupes doivent prendre les décisions durant la conception du DSN et s’assurer que le DSN sera configuré selon les bonnes pratiques et pourra répondre aux besoins du réseau de santé québécois. Jusqu’à maintenant, ce sont plus de 2268 décisions qui ont été prises par ces groupes de travail. Une contribution essentielle de ces experts à la réussite du projet.
Rayonnement du projet DSN dans tout le réseau
À titre de site vitrine, notre CIUSSS fait figure de pionnier au Québec avec la réalisation de ce grand virage numérique. Le DSN fournira une solution qui propulsera en avant notre organisation, mais aussi tout le réseau dans la modernisation de ses soins et services. Nous sommes au cœur de cette transformation et avons eu quelques occasions de partager notre expérience avec d’autres professionnels et experts du réseau et d’ainsi faire rayonner le projet et notre organisation.
Des membres de l’équipe DSN étaient présents lors du 8e Colloque Informatique Santé en novembre à Québec : David Boutin, directeur de la transformation et santé numérique, Annie Vallières, adjointe au directeur du Dossier santé numérique pour le volet clinique, Élise Cournoyer, adjointe au directeur du Dossier santé numérique pour le volet gestion de projet, et Hugo Magnan adjoint au directeur du Dossier santé numérique pour le volet numérique. Ils ont donné une conférence devant une salle comble. Belle démonstration de l’intérêt que suscite le projet au sein du réseau.
Dans le cadre cet événement, l’équipe a également rédigé un article s’intitulant « Projet Dossier santé numérique – l’expérience d’une approche intégrée » et publié dans le magazine Le Point en santé et services sociaux. Le partage de notre expérience, de nos succès et de nos apprentissages comme site vitrine aura permis aux experts présents de faire une incursion dans ce projet numérique sans précédent et d’avoir un aperçu de ses principales étapes de mise en œuvre. Le 28 novembre dernier, David Boutin a pris part au webinaire organisé par le Centre d’expertise Programme Dossier santé numérique. À un an du déploiement, il a profité de cette occasion pour faire un bilan des travaux réalisés jusqu’ici et donner un aperçu de ce qui s’en est prévu dans la prochaine année devant un auditoire de 1000 personnes issues de partout dans le réseau.
L’année 2024 nous aura donné l’occasion de mettre à profit notre esprit de collaboration et notre expertise. Nous entrons dans la dernière ligne droite avant le déploiement et 2025 sera déterminante. Les travaux vont s’intensifier et nous serons tous appelés à redoubler d’efforts et à nous mobiliser, et cela avec un seul et même objectif : la réussite de ce projet ambitieux pour notre organisation et pour tout le réseau.
Quelques chiffres sur les travaux DSN 2024
- 5913 ont complété leur certification Expérience numérique
- 395 professionnels ont assisté aux webinaires de la tournée médicale
- 2392 personnes rejointes lors de la tournée des directions 6 directions cliniques
- 149 groupes de travail, 9 comités aviseurs et 2268 décisions prises
- 404 départements visités pour évaluer les aménagements à faire
- 9 746 utilisateurs visiteurs sur le site Web DSN NIM depuis son lancement en avril
L’année en photos
