Le Dossier santé numérique (DSN) est un énorme chantier pour notre établissement. La préparation à sa venue se fait sur divers volets et requiert la participation et la collaboration de plusieurs équipes. À quelques jours de la nouvelle année, le moment est bien choisi pour mettre en lumière l’ampleur de cette préparation, mais aussi de souligner le travail, la mobilisation et les belles initiatives qui ont marqué 2023.
Se former et développer ses compétences numériques
Au mois de mars dernier, les journées Expérience numérique se sont tenues au Palais des congrès de Montréal. Cet événement a été l’occasion de sensibiliser les cadres, gestionnaires et professionnels présents à l’importance du développement des compétences numériques dans la réussite de ce projet et de partager leurs idées et leurs appréhensions.
Présentations, moments d’échanges et exercices attendaient les participants lors de ces journées nées de la précieuse collaboration de plusieurs équipes : celles de David Boutin, Directeur du Bureau DSN, de Raphaëlle Lebrun, chef du Service aux cadres, de Francis Darveau, chef de service – Développement des talents et simulation, de Julie Hince, chef de service Fidélisation et expérience employé et d’Emilie Jacob, chef du service des Communications.
Entre le 20 mars et le 4 juin, les participants ont été invités à réaliser la mission printanière. Les gestionnaires devaient identifier un outil numérique ou une fonction d’un outil numérique que leur équipe devait intégrer dans leur travail. Ils devaient également sonder leur équipe sur leurs principaux besoins liés au développement de leurs compétences numériques en les invitant à remplir un questionnaire sur leurs habiletés numériques. Trois séances de questions ont été organisées sur un canal Teams pour soutenir les participants dans la réalisation de leur mission.
Pour être bien préparées à la venue du DSN, les équipes doivent être en mesure d’intégrer et de bien utiliser les outils mis à leur disposition dans le cadre de leur travail. Ils doivent également être sensibilisés à l’importance des compétences numériques comme facteur de réussite dans le projet. À bien des égards, cette mission aura été un bon entraînement en plus de fournir un portrait des besoins en développement des compétences numériques dans notre établissement.
Dès le 2 juin dernier, le Service aux cadres a débuté sa tournée Expérience numérique dans nos installations. En tout, 17 visites ont été faites pour notamment sensibiliser à l’importance des compétences numériques puisque la majorité des formulaires et dossiers papier seront remplacés par des outils technologiques avec l’arrivée du DSN prévue en 2025.
Après les initiatives du printemps, cette tournée estivale a permis de prendre le pouls et d’aller à la rencontre des médecins et du personnel.
Dans le but de soutenir et favoriser le développement des compétences numériques, Francis Darveau, chef de service – Développement des talents et simulation et son équipe ont mis en place la certification Expérience numérique à compléter sur la plateforme de l’Environnement numérique d’apprentissage (ENA) pour tous les employés de notre établissement. Cette formation comporte deux parcours différents adaptés au profil d’emploi et aux connaissances requises par l’employé. Elle aborde la transformation et la littératie numérique de même que la gestion de changement dans un contexte de transformation numérique comme celui de notre établissement.
À cela s’ajoute un programme de formations qui propose dix outils pour soutenir le développement des compétences numériques. Ces formations spécifiques de niveaux débutant, intermédiaire ou avancé peuvent être suivies par le personnel qui souhaite acquérir des connaissances et des habiletés numériques.
Faire l’inventaire et préparer le terrain
L’environnement de travail dans nos installations est appelé à changer avec la venue du DSN. Ainsi, des adaptations et des réaménagements devront être faits. Avoir un portrait actuel des lieux et des espaces est donc essentiel pour évaluer les besoins en équipements et les rehaussements réseautiques et électriques qui seront nécessaires pour les différents secteurs.
Le 17 octobre dernier, une équipe multidisciplinaire a entamé des visites dans les différentes installations dans le but d’identifier les secteurs où des travaux majeurs seront nécessaires et de pouvoir ainsi les prioriser.
Plusieurs travaux d’inventaire, de cartographies et d’analyse ont été réalisés depuis l’automne 2023. Une tâche colossale et essentielle dans le projet!
L’équipe de David Boutin, directeur du Bureau DSN et l’équipe de Julie Drolet, chef de service en archives médicales à l’Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal ont effectué un recensement des outils cliniques et administratifs. L’équipe a également procédé à un travail minutieux de cartographies des processus pour les différents secteurs.
Les équipes de Sébastien Leduc, chef de service Architecture et gestion des systèmes d’information et les équipes sous la responsabilité de Vicky Lavallée, chef de service – Information clinique ont procédé à l’inventaire des systèmes d’information utilisés au CIUSSS dans le but d’avoir une idée des impacts pour déterminer si le système sera connecté ou remplacé. Au printemps 2023, des analyses ont été faites de l’ensemble des liens entre les systèmes de notre CIUSSS et de l’intégration dans le but de déterminer les canaux à prendre pour alimenter le DSN avec ces informations.
Du printemps à la fin de l’automne de cette année, les équipes de la Direction des ressources technologiques et informationnelles, a effectué l’inventaire des équipements médicaux. Il s’agissait notamment d’inventorier les équipements sous la responsabilité du génie biomédical tels que des pompes à perfusion et des moniteurs de signes vitaux et de détailler les modes de communication actuels et futurs de ces équipements vers le DSN.
Les équipes d’Étienne Coulombe, coordonnateur – opération des technologies et informationnelle, ont quant à elles passé au peigne fin, local par local, les 31 installations pour inventorier les équipements TI comme les postes de travail et les écrans. Depuis août, ils ont également entrepris l’analyse et la documentation de l’ensemble de la couverture Wi-Fi, de la disponibilité des ports réseau, des liens entre les installations et des liens vers l’externe dans l’ensemble du CIUSSS.
Parler du DSN et faire place à l’échange
En septembre dernier, Dre Vicky Soulière, cardiologue, professeure agrégée de clinique, chef du département de médecine spécialisée et co-gestionnaire médicale de la DRTI, accompagnée de membres du Bureau Dossier santé numérique (DSN) a entamé une tournée de communication auprès de ses consœurs et confrères médecins du CIUSSS pour discuter du projet du DSN. Ces rencontres virtuelles et en présence avaient comme objectif d’offrir un aperçu des fonctionnalités du DSN et de créer un moment d’échange avec les participants. Ces rencontres auront permis aux médecins présents de poser leurs questions, de discuter du DSN, mais aussi à l’équipe du Bureau DSN de recueillir les commentaires et les préoccupations.
En novembre dernier, des membres du Bureau DSN étaient parmi les quelque 1000 participants présents au Colloque informatique en santé. Devant une salle comble, David Boutin, directeur du Bureau DSN au CIUSSS du Nord-de-l’Île-de-Montréal et ses deux adjointes à la direction, Annie Vallière, pour l’équipe du volet clinique et Élise Cournoyer, pour l’équipe de gestion de projet ont fait une présentation sur le rôle de notre établissement comme site vitrine dans le projet DSN. Ils ont notamment situé le contexte dans lequel a été créée l’équipe multidisciplinaire du Bureau DSN et donné un aperçu du rôle et de la contribution de leur équipe respective dans le projet. Ils ont également illustré à l’aide d’exemples la méthodologie et les outils utilisés par les équipes, fait un survol des principales étapes des travaux préparatoires en cours et à venir et expliqué l’expérience et les constats que l’on peut en tirer jusqu’à maintenant.
Quelques chiffres sur les travaux préparatoires
- 600 participants sur trois jours lors des Journées Expérience numérique
- 160 équipes ont réalisé leur mission printanière
- 4300 employés et 180 médecins ont rempli le questionnaire sur leurs habitudes d’utilisation du numérique
- 3679 employés du CIUSSS ont complété la certification Expérience numérique jusqu’à maintenant
- 51 rencontres lors de la Tournée médicale
- 18 départements de l’Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal, les 12 départements et services du Pavillon Albert-Prévost et 6 CHSLD visités lors cette Tournée d’aménagement des espaces
- 2500 documents cliniques et administratifs recensés par les archives et le Bureau DSN
- 300 cartographies des processus effectués dans les différents secteurs
L’année 2023 aura été prolifique pour le projet Dossier santé numérique au CIUSSS du Nord-de-l’île-de-Montréal. Les travaux préparatoires avancent et l’on constate un intérêt sans cesse grandissant pour ce projet gigantesque et sans précédent pour notre CIUSSS. Il est important de souligner ces belles initiatives mises de l’avant tout au long de l’année. C’est l’occasion de remercier tous ceux et celles qui par leur accueil, leur collaboration ou leur implication de près ou de loin, ont fait de ces initiatives une belle réussite.
L’année 2024 s’annonce tout aussi productive avec les travaux de documentation, d’optimisation des espaces de travail et de configuration de la solution DSN. Des tournées de communications dans les différents services sont également au programme. Autant d’occasions de démontrer la collaboration et l’engagement que suscite le projet DSN.
